Office 365: как управлять и автоматизировать рабочие процессы в SharePoint

Все большее количество предприятий, компаний, работая с Office 365 корпоративный, используют такое популярное ПО, как SharePoint. Это известный программный продукт, с помощью которого пользователям удастся создавать различные внутренние интернет-порталы. Такие порталы могут быть новостными, на них можно размещать всевозможные объявления, работать с определенным списком файлов, подключая целую команду.

Но перед этим важно более детально ознакомиться с особенностями данного ПО, принимая решение заказать ключ продукта Office 365 от проверенной компании.

Оформление нового списка SharePoint

Выполняя различные бизнес-процессы, важно разобраться с особенностями создания нового списка в SharePoint. В этом случае не обойтись без приложения InfoPath:

1. Открываем «Файл», выбирая «Создать».
2. Нажимаем на «Список SharePoint».
3. В мастер подключения данных потребуется выбрать адрес интернет-портала.
4. Выбираем из предложенного списка: создание нового списка/настройка уже существующего. В первом случае определяемся с именем, нажимая «Ок».

Открывая список в SharePoint, его форма будет доступна по умолчанию. В стандартной форме предусмотрено два столбца, но пользователь всегда может изменить данное количество, добавляя необходимые поля в форму InfoPath.

Особенности рабочих процессов в SharePoint

Под рабочими процессами принято рассматривать небольшие приложения запрограммированного типа, с помощью которых удастся достичь следующих поставленных целей:

• собирать всевозможные подписи;
• собирать различные отзывы;
• утверждать список важных документов;
• утверждать новостные и другие виды публикаций.

Автоматизация процессов существенно упрощает всю работу, когда нужно использовать сразу несколько проектов. С целью повышения эффективности в налаживании бизнес-процессов все задачи были поручены приложению, которое контролирует качество выполнения работы, а в случае появления проблем – информирует об этом пользователя.

Большинство компаний и предприятий предпочитают работать со стандартными рабочими процессами встроенного типа, которые легко поддаются настройке. В результате отмечают отличное взаимодействие пользователя с приложением, что упрощает процедуру создания и дальнейшей настройки проектов.

Успешная работа с SharePoint Designer

С целью максимально упростить и ускорить управление рабочими процессами не обойтись без SharePoint Designer – это незаменимый программный продукт для веб-дизайна. С его помощью можно создавать страницы интернет-порталов, следуя определенным действиям:

1. Запускаем SharePoint Designer.
2. Подключаем программу к интернет-порталу SharePoint.
3. Создаем новый рабочий процесс, определившись с условиями, необходимыми действиями и другое.

Важным преимуществом данного приложения является его оптимальная интеграция с другими программами из пакета Office 365. Не менее важной особенностью является и возможность получения полезных информационных данных с внешних баз (к примеру, служба REST или SOAP).

Кроме баз данных, стоит учесть еще несколько актуальных источников, способных беспрепятственно подключаться к SharePoint Designer:

• XML-файлы разных источников;
• бизнес-данные, которые находятся во внешних файлах;
• всевозможные библиотеки, полезные списки;
• скрипты серверного типа.

Чтобы получить доступ к определенным информационным источникам, пользователи смогут создавать интерактивные интерфейсы.

Как автоматизировать все рабочие процессы?

Выполняя полноценный рабочий процесс SharePoint, пользователи часто сталкиваются с необходимостью обязательной автоматизации. Для новичков особенно важно работать с максимально простым и понятным приложением, а потому они выбирают Power Automate.

Здесь пользователь сможет работать с определенными структурными элементами, которые называются потоками – без них сложно представить полноценную процедуру автоматизации. Такие потоки условно можно разделить на три основных категории:

1. Классические или стандартные. Принято использовать с более старыми системами.
2. Облачные. Автоматизация рабочих процессов на основе облачных потоков осуществляются посредством соединителей.
3. Для бизнес-процессов. Используются для автоматизации всех операций, в которых предусмотрено множество различных операций.

Таким образом, рабочий процесс SharePoint активно используется на всевозможных предприятиях, в компаниях, где нужно организовать деятельность большого количества людей. За счет возможности автоматизации исключена необходимость поиска и найма дополнительных сотрудников, что положительно сказывается на экономии финансовых средств компании.